Digitalizacija poslovne dokumentacije omogućuje brži pristup i veću raspoloživost.

Što kada imate previše dokumentacije koja oduzima prostor i vrijeme za pronalaženje dokumenata?

mStart tim specijaliziran je za konverziju vaše papirne građe u digitalni oblik, kao i dugotrajnu pohranu digitalnog sadržaja.

Povećanjem obujma poslovanja, raste i broj generiranih dokumenata nastalih u poslovnim procesima. Porast broja dokumenata zahtijeva i veću potrebu za uvidom u dokumente i informacije sadržane u njima, što postaje izazov ako se ovim procesom sustavno ne upravlja. Neke organizacije se odlučuju na interna ulaganja u digitalizaciju i digitalno arhiviranje, ali sve veći broj njih taj dio posla predaje specijaliziranim tvrtkama i na taj način rješava probleme s digitalnom obradom i pohranom elektroničkih dokumenata. Dio mStartovog paketa usluga zajedničkog naziva Digitalni ured su digitalizacija papirnatih dokumenata i mArhiva (sustav za dugotrajnu pohranu poslovne dokumentacije). Paket dodatno čine i usluge mEDI za razmjenu elektroničkih dokumenata, eRačun i mProces sustav za upravljanje procesima i dokumentima.

Digitalizacija i čuvanje papirnate dokumentacije – s vama od prvog do zadnjeg koraka

Digitalizacija poslovne dokumentacije sastavni je dio pomoćnih poslovnih procesa organizacija. Iako suvremeno poslovanje teži “uredu bez papira”, i dalje postoje poslovni procesi u kojima nastaju papirnati dokumenti pa bitne informacije ostaju pohranjene na papirima u raznim ormarima i arhivama, čime se smanjuje njihova dostupnost, usporavaju radni procesi i povećava trošak poslovanja. Digitalizacija poslovne dokumentacije omogućava korisnicima brži pristup dokumentima, ali i raspoloživost pojedinog dokumenta većem broju korisnika.

Digitalizacija dokumentacije podrazumijeva pretvorbu papirnatog dokumenta u njegov digitalni oblik (skeniranje) nad kojim se provode dodatne obrade. Cijeli proces odvija se kroz nekoliko faza: priprema i skeniranje dokumentacije, kontrola slika, indeksiranje, eksport digitalnog sadržaja u arhivske sustave, a cijeli proces za vas provodi mStartov tim. Pri tome je važno da se za pretvorbu papirnatog u digitalni sadržaj koriste pravila, tehnologija i postupci sukladno Pravilnicima za digitalizaciju gradiva propisanim od strane Državnog arhiva RH. Na taj način osigurava se da je digitalizirano gradivo istovjetno i jednako vrijedno kao i izvornik.

Nakon provedenog postupka digitalizacije, izvorno papirnato gradivo može se fizički pohraniti. Skladištenje poslovne dokumentacije odvija se u namjenski opremljenom arhivskom prostoru. Gradivo se čuva u specijaliziranim numeriranim arhivskim kutijama koje se odlažu na odgovarajuće police.

Nakon isteka propisanih zakonskih rokova za svaku vrstu poslovne dokumentacije, moguće je i uništiti istu. Sam proces uništavanje dokumentacije odvija se putem posebnih uređaja (shredder-a) i prema najvišim sigurnosnim standardima.

mArhiva – dugotrajna i sigurna pohrana digitalnog sadržaja

mArhiva je rješenje namijenjeno dugotrajnoj pohrani digitalnog sadržaja koje organizacijama omogućava da pohrane dokument te na brz i jednostavan način upravljaju i pristupaju dokumentima i informacijama. To je sustav koji pohranjuje dokumente sukladno zakonskim propisima i regulativama. Sustav je certificiran po ISO Normi 27001 i dostupan je u dvije opcije: kao cloud rješenje ili on-premise instalacija. Rješenje je multicompany aplikacija organizirana prema tipu dokumenta koja omogućava pohranu dokumenata i privitaka. Za svaki tip dokumenta, definiraju se atributi (meta podaci) koji služe za pretragu dokumenata.

Unutar sustava pohranjuju se dokumenti nastali u sljedećim izvorima: digitalizirani papirnati dokumenti, elektronički dokumenti nastali EDI razmjenom, različiti računalno generirani dokumenti nastali u poslovnim sustavima te dokumenti iz workflow sustava. Na ovaj način arhiva postaje jedinstveno skladište različitih elektroničkih dokumenata u organizaciji.

mArhiva je integrirana s vanjskim sustavima pri čemu je ostvarena integracija s mEDI platformom za arhiviranje eRačuna u EDI poruka, mProces workflow sustavom, kao i s različitim ERP sustavima. Tako možete dohvatiti slike dokumenata jednim klikom izravno iz ERP sustava. Korisnicima je omogućen uvid i u samu sliku ulaznog ili izlaznog računa što ubrzava proces likvidature. Uvođenjem elektroničkih arhiva dolazi do uređenja i povećanja brzine rada, efikasnije manipulacije dokumentima i informacijama, ubrzanja poslovnih procesa te povećanja produktivnosti, što u konačnici vodi do smanjenja troškova poslovanja.

Sadržaj omogućio mStart

izvor: Poslovni dnevnik; https://www.poslovni.hr/sci-tech/napravite-prvi-korak-do-digitalne-transformacije-4393910