Tvrtka A007 plus d.o.o. sa svojim brendom Abrakadabra – centralnim mjestom za online kupovinu, kontinuirano i neumorno radi na inovacijama. Širok asortiman proizvoda, poslovni rast i ekspanzija zahtijevali su sustav koji znatno olakšava, ubrzava i unapređuje poslovne procese. Pronašli su ga u SAP Business One rješenju koje smo brzo i uspješno integrirali u njihovo poslovanje. Promjena na bolje uslijedila je u internim procesima, kao i odnosima s krajnjim kupcima. Mjerljiva poboljšanja vidljiva su u svim poslovnim procesima o čemu smo popričali s njihovim direktorom razvoja – Sanjinom Kolarom.

„Izrada prodajnog izvještaja i izvještaja otvorenih narudžbi se dobije trenutno u nekoliko klikova te nam omogućuje i izradu Pivot tabela u roku od 1 do 2 minute. Isto vrijedi i za godišnje i kvartalne izvještaje za što nam je do sada trebalo cca 40 minuta.“

„Vrijeme obrade narudžbi se smanjilo za gotovo 50% te je moguće obraditi više narudžbi i dobavljača po djelatniku.“

Koji su bili najveći izazovi rada u prethodnom sustavu?

U prethodnom sustavu postojale su implementacije koje nisu odgovarale korisniku. Korisničko sučelje nije bilo„user- friendly“,jednostavne operacije lakog prijenosa podataka iz jednog dijela sustava u drugi nisu bile funkcionalne. Prilikom kontaktiranja korisničke podrške za sustav dolazilo je do otežanog komuniciranja pa su problemi rješavani sa zakašnjelim učinkom zbog čega je dolazilo do usporavanja procesa rada korisnika (primjerice, izmjene na narudžbama prema dobavljačima operativno su trajale dvostruko duže od predviđenog vremena u sličnim procesima rada).

Koji je bio presudan trenutak za donošenje odluke o novom rješenju?

Presudno je bilo uvođenje velike količine novih podataka u sustav (primjerice, prijenos podataka kod statusnih promjena trgovačkog društva korisnika), kao i višestruko povećanje obujma prometa korisnika, odnosno, nagli rast u poslovanju koji nije mogao biti popraćen od strane prethodnog sustava. Za praćenje promjena u prethodnom sustavu bilo je potrebno dodatno zapošljavanje osoblja pa se ekonomski isplativijom pokazala promjena samog sustava.

Čega ste se najviše bojali (duljine trajanja implementacije, prilagodbe na novo rješenje…)?

Najveći strahovi bili su usmjereni na povezivanje postojećih osnovnih operativnih sustava (e-commerce rješenja) koji ostaju u korištenju kod korisnika i novog sustava koji se implementira. Postojale su i bojazni hoće li implementacija pokriti izazove koji nisu bili dokumentirani u prethodnom sustavu, kao i potencijalne nove izazove.

Kako je protekla sama implementacija i u kojem roku? Imate petnaestak korisnika, kako su se prilagodili? Postoji li neka anegdota iz perioda tijekom ili neposredno nakon implementacije?

Implementacija je protekla bez većih izazova u predviđenim rokovima od cca 4 mjeseca (2 mjeseca implementacije, mjesec dana radionica i mjesec testiranja). Svih 15-tak korisnika očitovalo se kao vrlo zadovoljni, čak i korisnici koji su prisutni od početka poslovanja i navikli su u cijelosti na rad prethodnog sustava.

Zvuči pomalo nevjerojatno, no bili smo zadovoljni već i samom činjenicom da je jednostavna operacija poput copy-paste bila u funkciji.

Koja je vaša preporuka za druge poslovne subjekte koji trebaju novo rješenje i kreću u implementaciju?

Važno je predvidjeti učestale scenarije izazova koji se javljaju u poslovnim procesima, iznimke koje bi se mogle pojaviti, kao i vrijeme skraćivanja poslovnih procesa. Možda nije potrebno u potpunosti automatizirati sve iznimke ako se, primjerice, pojavljuju u par navrata tijekom godine.

Koliko se smanjio rok u kojem dolazite do informacija?

Izrada prodajnog izvještaja i izvještaja otvorenih narudžbi se dobije trenutno u nekoliko klikova te nam omogućuje i izradu Pivot tabela u roku od 1 do 2 minute. Isto vrijedi i za godišnje i kvartalne izvještaje za što nam je do sada trebalo cca 40 minuta.

Kakva je situacija s isporukom kupcima?

Vrijeme obrade narudžbi se smanjilo za gotovo 50% te je moguće obraditi više narudžbi i dobavljača po djelatniku nabave. Također, uvođenjem SAP B1 su se i naši interni procesi prilagodili istome te smo sada operativniji na više razina – od nabave do operativne nabave i skladišta. Narudžbe prema dobavljačima se obrađuju u prijepodnevnim satima, a njihovo operativno praćenje puno je efikasnije.

Kako biste u dvije/tri rečenice opisali suradnju s mStartom?

Korisnička podrška je vrlo efikasna, reagira pravodobno na probleme, s prijateljskim nastupom. Konzultanti su nam uvijek dostupni i spremni ponuditi više potencijalnih rješenja trenutnih izazova koje sagledaju s više strana. Svakako je najveća prednost ponuda više mogućih rješenja problema.

Postoji li neka nadogradnja ili novi razvojno-tehnološki plan u najavi?

U narednom razdoblju planiramo uvoditi WMS modul u proces rada skladišta kako bismo skeniranjem robe putem odgovarajućeg uređaja optimizirali vrijeme ulaska i izlaska robe.